Jaké povinnosti pro zaměstnavatele přináší zákon o ochraně oznamovatelů?

Navrhovaný zákon o ochraně oznamovatelů, který prošel Poslaneckou sněmovnou a nyní čeká na schválení Senátem, má za cíl upravit postup podávání oznámení o protiprávním jednání prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, včetně jeho posouzení a zajištění ochrany oznamovatele. Zákon stanovuje povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému do 15. prosince 2023 pro firmy nad 50 zaměstnanců. Pro firmy nad 250 zaměstnanců bude zákon účinný pravděpodobně v srpnu 2023. 

Kterých zaměstnavatelů se zákon týká?

Vnitřní oznamovací systém musí podle zákona zavést:

• Firmy s nejméně 50 zaměstnanci
• Veřejní zadavatelé (zejména obce s nejméně 10 tisíci obyvateli)
• Orgány veřejné moci a zaměstnavatelé působící v oblastech vymezených zákonem

Jaké hlavní povinnosti zákon přináší?

Zavedením vnitřního oznamovacího systému však zákonné povinnosti nekončí. Aby byl whistleblowing systém důvěryhodný a funkční, zákon dále vyžaduje:

• Určit tzv. příslušnou osobu, která je pověřena přijímáním a vyřizováním oznámení.
• Zajistit možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně, ústně i osobně.
• Zajistit, aby oznamovatel nebyl vystaven odvetnému opatření, jako je například rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, přeložení nebo převedení na jinou práci apod.

Tip: Povinný subjekt může zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Povinné subjekty, které zaměstnávají nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. (§ 8 Zákona o ochraně oznamovatelů.)

Oznamování trestných činů nebo přestupků

Zákon o ochraně oznamovatelů se oproti původním návrhům vztahuje nejen na oznamování trestných činů, ale také přestupků. Týká se to ovšem pouze přestupků s horní hranicí pokuty minimálně sto tisíc korun. Nejen pro oznamovatele může být problematické identifikovat přestupky, které do této skupiny spadají a které ne. Očekává se proto, že zákon následně doplní další metodika Ministerstva spravedlnosti.  

Ačkoli se zákon nebude vztahovat na drobnější přestupky, zaměstnavatelé by pro měli taková oznámení prošetřit. I když se jedná o méně závažná jednání, zaměstnavatelé by měly mít zájem na jejich včasném odhalení a přijetí nápravy, než se rozvinou v daleko komplikovanější problémy s vážnými následky.

Přijímání anonymních oznámení

Jelikož to zákon o ochraně oznamovatelů nevyžaduje, přijímání anonymních oznámení bude pouze na rozhodnutí zaměstnavatele. Objevují se obavy, že pokud nebude možné poslat anonymní oznámení, část oznamovatelů, kteří nebudou chtít uvádět své jméno a další identifikační údaje, to odradí. Proč se vyplatí přijímat anonymní oznámení se dozvíte v článku 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing.

Již od prosince 2021 funguje externí oznamovací systém (EOS) Ministerstva spravedlnosti, jehož prostřednictvím lze podat anonymní oznámení a oznamovatelé jej mohou využít bez ohledu na to, zda předtím využili interní oznamovací systém. Tato skutečnost může podpořit zaměstnavatele v tom, aby přijímali i anonymní oznámení a snažili se problémy řešit primárně interně.

Na oznamovatele, kteří uvedou své identifikační údaje, se navíc vztahuje zákonná ochrana. Jim ani jejich blízkým osobám nebo lidem, kteří se podíleli na přípravě oznámení (např. kolegové, kteří pomáhali shánět důkazy), nesmí hrozit žádné nebezpečí v podobě odvetných opatření. Vnitřní oznamovací systém musí být důvěryhodný a bezpečný, a také proto se identitu oznamovatele v první řadě dozvídá pouze příslušná osoba, která bez souhlasu oznamovatele nesmí informace o jeho totožnosti nikomu předat (s výjimkou orgánů veřejné moci). Příslušná osoba má současně povinnost zachovávat mlčenlivost, a to i poté, co tuto funkci přestane vykonávat. 

Jak naplnit požadavky na vnitřní oznamovací systém?

Nejspolehlivější je vybrat důvěryhodný whistleblowing software, který splňuje požadavky zákona, je uživatelsky přívětivý jak pro oznamovatele, tak i pro administrátory. 

Tip: Podívejte se, proč klasické komunikační kanály nesplňují povinnosti zákona o ochraně oznamovatelů.  

Klíčové požadavky na vnitřní oznamovací systém jsou:

• Zajistit dostupnost 24 hodin denně 7 dní v týdnu
• Umožnit podávání oznámení písemně i ústně
•  Zpřístupnit oznamovací systém nejen zaměstnancům, ale i dalším skupinám osob (dodavatelům, uchazečům o zaměstnání ad.)
• Zabezpečit, aby se k oznámením dostala výhradně příslušná osoba
• Zajistit, aby oznamovatel obdržel potvrzení o přijetí oznámení a vyrozumění o výsledcích
• Vést evidenci údajů o přijatých oznámeních v elektronické podobě

Podívejte se na kompletní přehled všech zákonných požadavků včetně toho, jak je můžete s pomocí FaceUp (NNTB) jednoduše naplnit. 

Zdroje:

• https://www.e15.cz/finexpert/vydelavame/zakon-o-ochrane-oznamovatelu-zavadi-nove-povinnosti-pro-zamestnavatele-jake-a-od-kdy-1398062
• https://www.ey.com/cs_cz/tax/tax-alerts/2023/04/navrh-zakona-o-ochrane-oznamovatelu-miri-do-senatu
• https://www.irozhlas.cz/zpravy-domov/snemovna-schvalila-zakon-o-ochrane-oznamovatelu_2304211456_ara