Novinka ve FaceUp: Modul Prohlášení usnadní evidenci střetů zájmů i přijatých darů

Střety zájmů, přijaté dary nebo vedlejší podnikání zaměstnanců se v mnoha firmách stále evidují pomocí formulářů ve Wordu či PDF. Zaměstnanci je vyplní a pošlou e-mailem zpět, načež musí někdo všechny odpovědi shromáždit, zkontrolovat a vyhodnotit. S rostoucím počtem zaměstnanců tak přibývá administrativy a je stále obtížnější udržet si přehled.

Abychom firmám tuto práci usnadnili, vytvořili jsme ve FaceUp nový modul Prohlášení. Můžete v něm připravovat a rozesílat formuláře, sledovat odpovědi i vyhodnocovat jednotlivá prohlášení. Vše přitom vyřídíte na stejné platformě, kde už spravujete podněty a jejich prošetřování.

Proč už e-maily a tabulky nestačí?

Představte si, že rozešlete každoroční formulář 120 zaměstnancům, ale po týdnu se vám vrátí jen deset odpovědí. Abyste zjistili, kdo ještě neodpověděl, musíte projít doručené e-maily, porovnat je se seznamem zaměstnanců a ostatním rozeslat připomínky.

Mezi těmi, kteří se zatím neozvali, přitom může být například nákupčí, jehož příbuzný nedávno nastoupil k jednomu z vašich dodavatelů. Právě o takových vazbách by firma měla vědět, aby mohla případný střet zájmů včas posoudit.

Doručením odpovědí ale práce nekončí. Pokud zaměstnanec možný střet zájmů oznámí, musí někdo jeho prohlášení vyhodnotit, rozhodnout o případných opatřeních a výsledek zaznamenat. Při ručním zpracování se však odpovědi snadno ztratí mezi e-maily a zpětně může být obtížné dohledat, kdo konkrétní prohlášení posuzoval a jak rozhodl.

Samotný střet zájmů přitom nemusí být problém. Pokud se o něm firma včas dozví, může přijmout vhodná opatření. Větší riziko představují situace, které nikdo neoznámí nebo kterými se nikdo dál nezabývá.

Co všechno můžete v modulu Prohlášení evidovat?

Nový modul FaceUp umožňuje evidovat čtyři hlavní typy prohlášení:

• Střety zájmů: například osobní nebo rodinné vazby na dodavatele.
• Vedlejší pracovní a podnikatelské aktivity: další zaměstnání nebo vlastní podnikání.
• Dary a pohoštění: například dary přijaté od obchodních partnerů.
• Finanční zájmy: finanční zájmy zaměstnanců, které mohou být pro firmu důležité.

Pro každý typ si můžete vytvořit vlastní formulář. Pokud potřebujete evidovat i jiné situace, například politické příspěvky, můžete využít typ Ostatní.

Všechna prohlášení se ukládají ve vašem regionu, mimo vaše vlastní IT systémy, a přístup k nim mají pouze kolegové s příslušným oprávněním.

Jak modul Prohlášení funguje v praxi?

Celý postup od přípravy formuláře až po vyhodnocení odpovědí zvládnete přímo ve FaceUp ve čtyřech krocích.

1. Připravíte formulář

Při vytváření formuláře nejprve zaměstnancům vysvětlíte, proč prohlášení vyplňují, a případně přidáte odkaz na interní směrnici. Poté sestavíte otázky, na které mohou odpovídat ano/ne, výběrem z možností nebo vlastním textem. Obvykle přitom stačí tři až pět otázek.

Povinnými údaji jsou jméno a e-mail zaměstnance. Při vytváření formuláře také zvolíte typ prohlášení a případně nastavíte termín odevzdání. Jakmile přijde první odpověď, otázky už nelze měnit.

2. Rozešlete ho zaměstnancům

Hotový formulář můžete sdílet odkazem, e-mailem nebo ho rozeslat prostřednictvím seznamu zaměstnanců, který lze propojit s HR systémy. Seznam se pak každý den automaticky aktualizuje.

Text e-mailové pozvánky si můžete upravit podle potřeby. Pokud zaměstnanec otevře formulář přímo z pozvánky, jeho e-mailová adresa se automaticky předvyplní, takže ji nemusí zadávat znovu.

3. Sledujete odpovědi

V přehledu průběžně vidíte, kdo už formulář vyplnil, kdo ještě neodpověděl a kolik času zbývá do uzávěrky. K dispozici máte také celkovou míru vyplnění.

Jedním kliknutím pošlete připomínku všem, kdo ještě neodpověděli, nebo konkrétnímu zaměstnanci napíšete osobní zprávu. Nemusíte přitom ručně kontrolovat doručené e-maily.

4. Vyhodnotíte prohlášení

Všechna doručená prohlášení najdete v jednom seznamu nebo si je můžete zobrazit podle jednotlivých formulářů. U každého prohlášení pak rozhodnete a rozhodnutí zaznamenáte. Pokud chcete druhý názor, předáte ho kolegovi k posouzení.

Pokud zaměstnanec nepotvrdí žádný střet zájmů ani jinou oznamovanou skutečnost, můžete jeho prohlášení nechat automaticky schválit. Váš tým se tak může věnovat především případům, které vyžadují bližší posouzení.

Střety zájmů je potřeba řešit i během roku

V mnoha firmách zaměstnanci vyplňují prohlášení jen jednou ročně. Jejich situace se ale může kdykoliv změnit, a proto by měli mít možnost nové skutečnosti oznámit hned, ne až při dalším vyplňování formuláře.

Představte si například zaměstnance, který od obchodního partnera dostane dárkový koš. Jeden takový dar většinou není důvod k obavám. Pokud ale zaměstnanec během roku dostane od stejného dodavatele několik podobných darů, může už být na místě situaci prověřit.

Ve FaceUp si můžete připravit samostatné formuláře pro nové zaměstnance, každoroční aktualizace i průběžná oznámení. Všechna prohlášení máte navíc na jednom místě, takže můžete snadno porovnat nové informace s těmi předchozími a lépe posoudit případné střety zájmů.

Prohlášení i oznamovací kanál na jedné platformě

Modul Prohlášení je součástí platformy FaceUp, ve které už můžete spravovat podněty z oznamovacího kanálu a jejich prošetřování.

Prohlášení a podněty ale slouží k trochu jinému účelu.

Prohlášení podává sám zaměstnanec, kterého se daná situace týká, ideálně ještě předtím, než vznikne problém.Ne každý však možný střet zájmů oznámí sám. Někdy si ho jako první všimne kolega, který na něj může upozornit prostřednictvím anonymního oznamovacího kanálu FaceUp. Váš tým pak může podnět prošetřit.

Oba procesy proto zůstávají oddělené. U prohlášení vždy znáte jméno zaměstnance, abyste věděli, koho se týká. U podnětu může oznamovatel zůstat v anonymitě, pokud si to přeje.

Každý proces má vlastní formuláře i přístupová práva. Přesto můžete obojí spravovat v jedné platformě, bez pořizování dalšího nástroje a přepínání mezi několika systémy.

Vyzkoušejte modul Prohlášení zdarma

Modul Prohlášení si můžete přidat ke svému stávajícímu tarifu FaceUp.

Už FaceUp používáte? Do 26. listopadu si můžete nový modul zdarma vyzkoušet přímo ve svém účtu. K otestování celého procesu vám stačí několik testovacích e-mailových adres. Pokud ho budete chtít používat i nadále, obraťte se na svého account managera.

Ještě FaceUp nepoužíváte? Ozvěte se nám. Rádi vám ukážeme, jak může modul fungovat ve vaší organizaci.

Chcete nejdřív vidět, jak modul funguje v praxi? Připojte se 12. listopadu k našemu webináři, kde vám ukážeme celý postup od vytvoření formuláře až po vyhodnocení odpovědí. Zaregistrujte se zde.

Více informací najdete na stránce Prohlášení zaměstnanců ve FaceUp.