¿Qué son los canales de denuncias? Son mecanismos que las organizaciones establecen con la finalidad de permitir al personal denunciar o reportar internamente sobre situaciones que transgreden los derechos de los individuos o bien que violan lo establecido por los códigos de ética o de disciplina. Han tomado mayor relevancia para las organizaciones toda vez que la conciencia y los esfuerzos por establecer ambientes de colaboración de respeto, honestidad y transparencia se van procurando con mucho mayor empeño a raíz de la evolución del buen gobierno corporativo. ¿Qué valor aportan a las organizaciones? Las organizaciones comúnmente establecen “líneas de defensa” para vigilar y controlar que las actividades del día a día se lleven bajo las reglas del juego establecidas. Estas líneas de defensa típicamente son las áreas de riesgos, control interno, auditoría, calidad, prevención de perdidas, recursos humanos, legal, etc. Estas áreas establecen programas de revisión y vigilancia para asegurar que la operación se mantiene alineada a las expectativas de desempeño y rentabilidad que la Dirección General, Comité Directivo o los Dueños del negocio se fijan. Estudios que año con año realizan la Asociación de Examinadores de Fraude (ACFE) y el Instituto de Auditores Internos (IIA) entre otros siguen comprobando que la fuente más común a través de la cuál las empresas se enteran de situaciones irregulares es justamente denuncias que los colaboradores colocan en los canales de denuncia. Un contundente 41% de las ocasiones en que las empresas detectan alguna conducta irregular proviene de algún empleado que levantó la mano o hizo valer su voz a través de un canal de denuncia. En segundo lugar en nivel de importancia se encuentran los hallazgos de revisiones realizadas por el área de auditoría interna. Otro de los primordiales objetivos que debe procurar la implementación de un canal de denuncia es la detección temprana. Las organizaciones que cuentan con estos mecanismos logran saber de alguna problemática con mayor anticipación que aquellas quienes no han dado el paso en este sentido. Por consecuencia, los impactos patrimoniales y reputacionales que resultan de las irregularidades identificadas han resultado de menor efecto. Anonimato y confidencialidad Se debe tener presente el estrés psicológico por el que pasa un denunciante para hacerse del valor requerido al levantar la voz. Especialistas han confirmado que la principal razón por la cual las personas que son víctimas o testigos de algo que debe ser denunciado no lo hacen, es por el temor que les ocasiona una potencial represalia. Lo anterior respalda la relevancia que requiere darse al manejo de estos canales poniendo como principal fundamento de su operación el manejo de los reportes asegurando a los denunciantes que su identidad y la integridad de su denuncia serán atendidos e investigados bajo la más estricta política de confidencialidad y privilegiando su anonimato. La organización debe cerciorarse de establecer los procesos necesarios para centrarse en el “qué sucedió” de las denuncias y no en el “quién denunció”. Al fomentar una cultura de apertura y transparencia protegiendo el anonimato, la empresa mejorará la confianza y el compromiso de los empleados con los valores de la organización. ¿Qué retos debe sobreponer una empresa para implementarlo? Algunos de los más comunes desafíos que se enfrentan incluyen: Crear e instituir una cultura de confianza: Para que los colaboradores se sientan cómodos denunciando anomalías, es importante crear una cultura de confianza y transparencia en la organización.Asegurar la privacidad y confidencialidad: Es fundamental asegurar la privacidad y confidencialidad de los denunciantes para protegerlos de posibles represalias y evitar la divulgación no autorizada de la información confidencial.Garantizar la eficacia del canal de denuncia: La empresa debe cerciorarse de que sea fácil de usar y accesible para todos los colaboradores. Así mismo, el establecer procesos claros para la atención, investigación y resolución de informes recibidos.Evitar informes falsos o maliciosos: La empresa debe establecer políticas y procedimientos para prevenir, detectar y de ser necesario sancionar informes que puedan perjudicar a alguna persona inocente o dañar la reputación de la empresa.Capacitar al personal: Deben ejecutarse los suficientes esfuerzos para dotar al personal de la información respecto al uso apropiado y los beneficios del canal de denuncia.En resumen, la efectiva implementación de un canal de denuncia puede ser un desafío, pero el abordarlo de una manera adecuada, ayudará a la empresa a detectar y abordar problemas internos y con esto mejorar la cultura de ética y cumplimiento. ¿Cuáles son los principales factores de retorno de inversión que aportan estos canales? Los principales factores de retorno de inversión (ROI) que aportan a las empresas, incluyen: Reducción de costos: Un canal de denuncia efectivo puede ayudar a prevenir problemas antes de que se conviertan en una amenaza costosa para la empresa. Por ejemplo, si se detecta un fraude o uso indebido de activos temprano, se pueden tomar medidas para prevenir la pérdida de ingresos, inclusive es posible evitar sanciones o multas. Protección de la reputación: Estos canales pueden ayudar a prevenir deterioro de la reputación de la empresa al permitir que los problemas se aborden internamente antes de que se hagan públicos. Si los problemas se manejan de manera pertinente, la empresa puede mejorar su reputación y la confianza de los empleados, los clientes y otras partes interesadas. Prevención de pérdidas económicas: La línea anónima también puede ayudar a prevenir pérdidas económicas. Por ejemplo, si un empleado está robando o realizando actividades fraudulentas, la línea de denuncia puede ayudar a detectar estos problemas y evitar mayores pérdidas. Mejora de la cultura de ética y cumplimiento: Ayuda a fomentar una cultura de ética y cumplimiento en la empresa, lo que ayuda a mejorar la moral y la motivación de los empleados, y reducir el riesgo de problemas internos. Aumento de la productividad: Al prevenir problemas y mejorar la cultura de la empresa, los canales de denuncia pueden ayudar a aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa. Cumplimiento normativo: La implementación de un canal de denuncia efectivo puede ayudar a la empresa a cumplir con las leyes y regulaciones relacionadas con la privacidad y la protección de datos personales. ¿Qué normas o leyes exigen a una organización a contar con una línea de denuncia anónima? Dependiendo del país en el que se encuentre la empresa. Algunas de las leyes y normas más relevantes son: Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS-2018, establece las medidas para identificar, prevenir y controlar los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, requiere a las empresas contar con mecanismos seguros y confidenciales para que los trabajadores puedan presentar quejas y denuncias sobre posibles violaciones a la norma. Esta norma es exigible bajo vigilancia de la Ley Federal del Trabajo. Ley de Protección de Datos Personales: En algunos países, como México, existe una ley de protección de datos personales que requiere que las empresas establezcan medidas de seguridad para proteger la información personal, incluyendo la implementación de canales de denuncia anónimos para reportar violaciones de seguridad o privacidad. Código Nacional de Procedimientos Penales: En México, este código establece que toda persona tiene la obligación de denunciar la perpetración de cualquier delito público que presencia pudiendo ser sancionado con multa por falta de colaboración con la Administración de Justicia en caso de no hacerlo. En otras palabras, toda persona a quien le conste que se ha cometido un hecho probablemente constitutivo de un delito está obligada a denunciarlo. ISO 37002: es una sólida guía para la implementación de un sistema o canal de denuncias Ley Sarbanes-Oxley: Esta ley estadounidense obliga a las empresas a implementar canales de denuncia anónimos para reportar actividades ilegales o no éticas. Si haces negocios con empresas norteamericanas es muy probable que te cuestionen si tus empleados pueden remitir denuncias anónimas y te exijan conocer cómo se atienden. Reglamento General de Protección de Datos (GDPR): Esta norma europea de protección de datos personales establece la obligación de las empresas de proteger la privacidad y los datos personales de sus empleados y clientes, y puede requerir la implementación de canales de denuncia anónimos para cumplir con estas obligaciones. En general, las leyes y normas relacionadas con la ética empresarial, la privacidad y la protección de datos personales suelen requerir que las empresas implementen canales de denuncia anónimos para permitir a los empleados y otras partes interesadas reportar irregularidades de manera confidencial. Sin embargo, es importante verificar las leyes y regulaciones específicas de cada país en el que opera la empresa para garantizar el cumplimiento adecuado. ¿Qué riesgos enfrenta una empresa que no cuenta con un canal de denuncia anónima? Una empresa que no cuenta con un canal de denuncia anónima podría enfrentar varios riesgos, entre ellos: Incumplimiento de la ley: En México, existe la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Esta establece que las empresas deben contar con medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales que manejan, incluyendo la implementación de canales de denuncia anónima. Si una empresa no cuenta con este mecanismo, podría enfrentar sanciones económicas y legales. Respecto al incumplimiento concerniente al canal de denuncia al que refiere la NOM035, las sanciones económicas ascienden hasta $600,000 MXN. Conductas inapropiadas del personal: Las empresas pueden enfrentar conductas inapropiadas por parte de sus empleados, como robos, actos de corrupción, acoso laboral o sexual, o incumplimiento de los protocolos de seguridad, abuso de autoridad, intimidación, etc. Estas conductas pueden afectar negativamente el desempeño del personal y la confianza de los clientes. Reputación: La falta de un canal de denuncia anónima podría afectar negativamente la reputación de la empresa, ya que podría percibirse que no se toman en serio las denuncias de los empleados y que no se está comprometido con la ética empresarial y el cumplimiento de la ley. Pérdida de confianza de los clientes: La falta de los mecanismos en cuestión también podría generar desconfianza entre los clientes de la empresa, quienes podrían preferir contratar servicios de una empresa que cuente con medidas de transparencia y denuncia efectivas. Pérdida de talento: Estudios confirman que los colaboradores suelen sentirse desmotivados y desalentados si perciben que no existen las condiciones para informar sobre posibles violaciones a la ley o a la normativa interna de la empresa, lo que podría llevar a una pérdida de talento y dificultades para retener al personal clave. En resumen, una línea de denuncia anónima es un componente estratégico en las organizaciones que complementa a las líneas de defensa a prevenir y abordar problemas de conductas inapropiadas, mejorar la calidad del servicio y cumplir con las regulaciones aplicables. Conclusión Más allá de las exigencias regulatorias o normativas – que por supuesto hay que atender – existen diversos estudios y análisis de expertos que demuestran reiteradamente la efectividad de estos mecanismos. Organizaciones tan serias como la Asociación de Examinadores de Fraude (ACFE por sus siglas en inglés), El Instituto de Auditores Internos (IIA por sus siglas en inglés), Harvard Law School, el Consejo Nacional de Seguridad Privada, la Policía Cibernética y otras han estudiado y analizado el contexto general de las conductas irregulares en las organizaciones. Las prácticas líderes a nivel mundial indican que una solución debe de: Privilegiar el anonimatoPoner disponibles diversos canales o medios para remitir las denunciasSer operada por un tercero especializadoPermitir al denunciante dar seguimiento a su denuncia manteniendo el anonimatoConcentrar toda la información en un repositorio único y seguro donde gestionar los casosEn general, contar con un canal de denuncia anónima efectivo es beneficioso para toda organización, ya que refuerza la cultura de ética y cumplimiento, fortalece la reputación y la confianza de los clientes y el personal, y prevenir posibles incumplimientos legales.
