Jste příslušná osoba? A znáte všechna rizika, která vám tato funkce přináší?

Od srpna 2023 je v Česku účinný zákon o ochraně oznamovatelů (tzv. zákon o whistleblowingu). Jak se ukazuje, bez důvěryhodného oznamovacího systému a možnosti anonymního oznamování se firmy vystavují velkému riziku a vysokým pokutám. Málo se však mluví o tom, jaká rizika a pokuty hrozí příslušným osobám, které mají povinnost oznámení přijímat a řešit. Stali jste se příslušnou osobou právě vy? Víte, co všechno tato funkce obnáší a jaká rizika s sebou přináší? A používáte správný oznamovací kanál, který dokáže tato rizika minimalizovat?
 

Příslušné osoby na sebe berou nelehký úkol přijímat a řešit oznámení. Kromě zákonných požadavků (bezúhonnost, zletilost a svéprávnost) musí být nezávislé, nestranné, maximálně důvěryhodné a bez střetu zájmů. Tato funkce s sebou přináší nejen obrovskou zodpovědnost a spoustu nových povinností, ale také nemalá rizika. Role příslušné osoby je proto náročná a nevděčná. 

Pokud jste se příslušnou osobou stali, za porušení legislativních povinností nebo špatnou práci s oznámeními vám hrozí (opravdu vám, ne firmě) pokuty od 20 do 100 tisíc korun. 

Kromě finančních rizik je také potřeba počítat s tím, že vám funkce změní postavení ve firemním kolektivu, protože víte informace, které ostatní neví. Mohou vás čekat dotěrné dotazy na kauzy všeho druhu od kolegů i nadřízených. Vaší povinností je ale zachovat mlčenlivost – pod hrozbou vysoké pokuty. Tato rizika jde ale výrazně minimalizovat pomocí speciálního softwaru. 

Jaké povinnosti má příslušná osoba po podání oznámení?

1. Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému přijmout oznámení ústně nebo písemně. Pokud oznamovatel požádá, tak také osobně, nejdéle do 14 dnů od požádání. 
2. Do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení.
3. Posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
4. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, navrhnout opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumět oznamovatele.
5. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, písemně vyrozumět oznamovatele.
6. Zachovat mlčenlivost a zajistit, že neunikne identita oznamovatele ani obsah oznámení 

Přijímáte oznámení přes e-mail, klasickou telefonní linku nebo fyzickou schránku? Zbytečně riskujete 

Klasické komunikační kanály ke splnění požadavků zákona o ochraně oznamovatelů zkrátka nestačí. Kromě toho, že s nimi nesplníte mnoho požadavků, umocňují to největší riziko - a tím  je únik citlivých dat. Stačí si například v práci otevřít e-mail s oznámením, odejít od nezamčeného počítače a neštěstí může být na světě. 

Další z mnoha příkladů může být situace, kdy firma jako oznamovací kanál zřídí běžnou telefonní linku pro ústní oznámení. Samotná její obsluha totiž zabere spoustu času a telefony vám mohou zvonit takřka ve dne v noci. O proběhlém telefonním hovoru je třeba navíc provést záznam, ve kterém musíte zachytit nezbytné náležitosti podání. Situace se komplikuje také tím, že oznamovatel vám nemusí povolit pořídit zvukovou nahrávku.

Jaké další požadavky klasické kanály nesplňují? Doporučujeme si stáhnout náš e-book o whistleblowingu a nalistovat stranu 12. 

Jestliže vás zaměstnavatel pověřil rolí pověřené osoby a máte tedy pocit, že je to právě on, kdo za Vaše jednání jako zaměstnance nese odpovědnost, nenechte se oklamat. Případnou pokutu za nesplnění zákonného požadavku totiž budete platit také vy osobně a rozhodně se nevyplatí takové riziko podstupovat. 

Jaká další rizika přináší funkce příslušné osoby? Vyhněte se jim se specializovaným softwarem

• Neodpovíte v zákonné lhůtě 30 dnů
• Nepošlete písemné potvrzení o přijetí podnětu do 7 dnů
• Unikne identita oznamovatele  (prořeknete se, necháte otevřený počítač) 
• Nebudete vědět, jak posoudit důvodnost oznámení 
• Uděláte nevědomě chybu v posouzení důvodnosti oznámení 
• Nebudete náležitě vést evidenci oznámení 
• Nebudete po stanovenou dobu řádně a bezpečně uchovávat oznámení a související dokumenty
• Nepovede se vám oznámení správně prošetřit

Nejlepší možnost, jak příslušným osobám usnadnit jejich novou roli, je zavedení softwaru, který je speciálně vyvinutý tak, aby splnil požadavky zákona. Takový software nejen šetří starosti a čas, ale chrání firmy i příslušné osoby před pokutami za chybnou práci s oznámeními. Software FaceUp (NNTB), jehož vývoj byl konzultován s Ministerstvem spravedlnosti, příslušným osobám pomáhá například tak, že:

• Hlídá zákonné lhůty 
• Automaticky odesílá potvrzení o přijetí podnětu
• Výrazně usnadňuje práci s oznámeními
• Díky upravitelným otázkám ve formuláři pomůže s posouzením oznámení
• Poskytuje tzv. etickou linku - speciální telefonní linku, na kterou mohou oznamovatelé  zavolat 24/7 a která automaticky uloží oznámení v psané podobě do administrace
• V administraci nabízí kontakty na experty (advokáti, psychologové, …), na které se můžete obrátit v případě potřeby odborné rady  
• Přijímá anonymní oznámení, které zaručuje ochranu identity oznamovatele a především vás ochrání před jakýmikoliv hrozícími pokutami, které můžete dostat pouze v případě, že je oznámení podepsané
• Díky koncovému šifrování zajistí, že data a obsah oznámení nemohou uniknout a nedostane se k nim nikdo jiní, než příslušná osoba
• Veškerá oznámení a jejich přílohy přehledně vede a uchovává, takže se k nim můžete kdykoliv vrátit 
• Samozřejmostí je poučení oznamovatele o zpracování osobních údajů při podání oznámení
• Nabízí překlady do několika světových jazyků, administrace účtu je také kompletně dostupná i v angličtině 
• Archivuje za vás všechna oznámení po dobu 5 let, přesně dle požadavků zákona
   

Stáhněte si podrobnější informace

Přijímejte anonymní oznámení 

Přijímat anonymní oznámení se vyplatí nejen z pohledu firmy (konkrétní důvody najdete v článku 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing) , ale také z pohledu příslušné osoby. Pokud příslušná osoba nezná totožnost oznamovatele, odpadne obrovský tlak spojený s tím, že musí zachovat nestrannost a nezaujatost.