Jak krok za krokem splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů s FaceUp (dříve NNTB)

Jak nastavit vnitřní oznamovací systém FaceUp (NNTB) tak, aby odpovídal požadavkům zákona? Připravili jsme pro vás jednoduchý návod. 

1) Vytvořte vnitřní oznamovací kanál

• Založte si účet FaceUp (NNTB) - verzi Premium můžete vyzkoušet na 14 zdarma
• Využít můžete implementační manuál, který najdete v administraci v sekci s materiály.
• Pokud chcete využívat jeden profil FaceUp (NNTB) pro více organizací, doručujeme odlišit je skrze nastavení organizační struktury, či dokonce vícero formulářů.
• Povinnost přijímat oznámení ústně vyřešíte snadno díky hlasovým zprávám, které lze nahrát přímo v oznamovacím formuláři. Pokud chcete využít příjem oznámení přes telefon, přidejte si k účtu vlastní telefonní linku.

2) Rozhodněte se, zda budete přijímat anonymní oznámení

• Podle stávajícího znění zákona o ochraně oznamovatelů se anonymy zabývat nemusíte. Zákon ale ani neříká, že byste anonymní oznámení přijímat nesměli.
• V rozhodnutí, zda anonymní oznámení přijímat či nikoliv, vám pomůže náš článek 4 důvody, proč se vyplatí zavést anonymní whistleblowing.
• Pokud anonymy přijímat nechcete, v oznamovacím formuláři jednoduše možnost anonymního odesílání oznámení zakážete.

3) Určete příslušnou osobu, která bude oznámení řešit

• Příslušnou osobou může být podle zákona jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. 
• Pouze příslušná osoba má přístup k oznámení a případně zná identitu oznamovatele. Nikdo další se s podaným oznámením seznámit nesmí.
• Příslušných osob můžete být více, což je výhodné zejména z hlediska jejich zastupitelnosti.
• Příslušná osoba může být interní nebo externí. Externí příslušnou osobu vám rádi zajistíme prostřednictvím našich partnerů. Zda je pro vás lepší interní nebo externí příslušná osoba se dozvíte v našem článku Jak vybrat příslušnou osobu.
• Připravili jsme pro vás vzor Smlouvy o poskytování služeb pověřené osoby, Popis a pravidla činnosti pověřené osoby nebo Podmínky pro určení osoby řešitelem oznámení. Všechny dokumenty naleznete v administraci v části Materiály.

4) Vymezte, jaká oznámení lze podat

• Zákon se vztahuje na oznamování trestných činů, přestupků, za něž lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je minimálně sto tisíc korun, porušení zákona o ochraně oznamovatelů a porušení jiných právních předpisů v oblastech vymezených zákonem.
• Doporučujeme neomezovat se na zákonné vymezení, přijímat i jiná oznámení a najít v oznamovacím systému přidanou hodnotu pro vaši společnost.
• Problémy a jednání, které lze oznámit, můžete vymezit přímo na úvodní stránce vašeho oznamovacího formuláře a také prostřednictvím kategorií, které si můžete nastavit dle vašich potřeb.
• Přístupy jednotlivých členů lze upravit tak, aby např. k zákonným kategoriím měla přístup jen pověřená osoba, zatímco ostatní kategorie, které nespadají pod zákon, může mít na starosti osoba z HR.

5) Na webu nebo úvodní stránce formuláře uveďte všechny důležité informace

• Určete možné způsoby oznamování – písemně, ústně a osobně. (Jak je to s osobním oznámením se dozvíte níže.)
• Uveďte jméno příslušné osoby a její kontaktní údaje (telefon a elektronická nebo jiná doručovací adresa).
• Upozorněte na možnost podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému.
• Pokud v souladu se zákonem vylučujete přijímání oznámení od některých osob, nezapomeňte to také zmínit.
• Na svůj web umístěte odkaz na oznamovací formulář.
• Připravili jsme pro vás ukázkový text, který si můžete zkopírovat.

6) Usnadněte si práci s oznámeními

• Ihned po odeslání oznámení obdrží oznamovatel potvrzení o přijetí oznámení, čímž naplníte zákonnou povinnost vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení.
• Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás.
• Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.
• Do oznamovacího formuláře si můžete přidat vlastní otázky, díky kterým lépe prošetříte a určíte důvodnost oznámení – například se doptáte na vztah oznamovatele k firmě aj.

7) Vytvořte si interní směrnici

• Interní směrnice o whistleblowingu není zákonná povinnost, ale je užitečné ji mít.
• Směrnice by měla vysvětlit význam whistleblowingu, definovat základní termíny, seznámit s postupem řešení oznámení ad.
• Při tvorbě směrnice můžete využít vzor, který jsme pro vás připravili a který si můžete stáhnout tady
• Další možností je kontaktovat některou advokátní kancelář z řad našich partnerů, která vám připraví interní směrnici na míru.