Co je whistleblowing systém?

Whistleblowing systém je komplexní mechanismus sahající od vytvoření podmínek pro podání oznámení, přes přijetí a zpracování oznámení, po vyřešení oznámeného problému. Musí být proto navržen tak, aby byl snadno použitelný a aby přinášel prospěch firmě i oznamovatelům. Podívejme se na klíčové prvky, které jsou nezbytné pro jeho úspěšné fungování. 

1. Oznamovací kanály 

Whistleblowingový systém musí poskytnout bezpečný, důvěryhodný a snadno dostupný způsob pro podání oznámení. Při zavádění vnitřního oznamovacího systému je důležité myslet také na to, že whistleblower má mít možnost podat oznámení písemně, ústně a osobně. Firmy mohou vybírat z více oznamovacích kanálů a různě je kombinovat. Nejčastěji jsou to: 

• Whistleblowing software 
• Telefonní linka 
• E-mailová schránka 
• Fyzická schránka (schránka důvěry) 
• Osobní setkání s osobou pověřenou pro příjem oznámení 

Základ vnitřního oznamovacího systému zpravidla tvoří specializovaný whistleblowing software jako FaceUp (NNTB), jehož největší předností je, že je dostupný kdykoli a odkudkoli. Zaručuje bezpečnost oznamovatelů a umožňuje pokračovat v komunikaci i po přijetí oznámení. Navíc nabízí pohodlnou a přehlednou správu všech oznámení, včetně těch přijatých z jiných zdrojů. Také je možné jej snadno navázat na firemní compliance systém. Více o výhodách a funkcích whistleblowingové platformy. 

2. Řešitel oznámení 

Příjemce a řešitel oznámení (tzv. příslušná osoba) je druhým klíčovým prvkem ve whistleblowing systému. Je jedinou osobou, která je v (přímém) kontaktu s oznamovatelem a která se smí seznámit s obsahem oznámení. Pokud o to oznamovatel požádá, musí být příslušná osoba schopna přijmout oznámení v rámci osobního setkání. Kromě toho posuzuje důvodnost oznámení, navrhuje řešení problému a má na starosti informování oznamovatele o přijetí oznámení a výsledcích. 

Výběr příslušné osoby je proto třeba důkladně zvážit. Tato osoba by měla dobře znát svá práva a povinnosti, rozumět zákonným požadavkům v oblasti whistleblowingu a být řádně vyškolena a poučena. Nejčastěji jsou do této funkce dosazováni zaměstnanci z oddělení compliance, HR nebo firemní právníci. Pokud se v organizaci nenachází nikdo vhodný na tuto pozici, je možné funkcí příslušné osoby pověřit také externistu. Současně je možné a vhodné mít řešitelů více a například jim rozdělit jednotlivé oblasti, kterých se oznámení mohou týkat. 

3. Interní pravidla 

Poslední, ale neméně důležitou součástí whistleblowing systému, je řádné informování zaměstnanců a všech zainteresovaných osob. Nejlepším způsobem je přijetí interní směrnice o ochraně oznamovatelů (tzv. whistleblower policy), která by měla: 

• vysvětlit význam whistleblowing
• definovat základní termíny 
• určit možné způsoby oznamování 
• vysvětlit, koho se týká ochrana oznamovatelů 
• seznámit s postupem řešení oznámení 
• uvést jméno příslušné osoby a kontaktní údaje 

Nezbytným minimem je zveřejnění možných způsobů podání oznámení a kontaktu (telefonního čísla a elektronické nebo jiné doručovací adresy) na příslušnou osobu. 

Vzor interní směrnice o whistleblowingu ke stažení zdarma.
 

Jaké jsou výhody whistleblowing systému? 

Whistleblowing systém není jednoduché zavést, ale kromě splnění zákonné povinnosti má i spoustu dalších přínosů a rozhodně se firmám vyplatí. Zde jsou některé z hlavních výhod: 

Prevence právních sporů 

Whistleblowing systém umožní problémy oznámit včas a interně řešit situace, které by jinak mohly vést k právním sporům. 

Zlepšení firemní kultury 

Když mohou zaměstnanci bezpečně upozornit na neetické nebo nelegální praktiky v organizaci, může to vést k vytvoření kultury otevřenosti a důvěry. 

Ochrana reputace firmy 

Whistleblowing systém chrání reputaci firmy tím, že umožní řešit problémy dříve, než se dostanou na veřejnost a poškodí pověst firmy. 

Zvýšení produktivity 

Whistleblowing systém umožní zaměstnancům upozornit na problémy, které by jinak mohly být ignorovány nebo ponechány bez řešení. Díky tomu se dokážou odstranit překážky, bránící produktivitě a efektivitě organizace. 

Zvýšení důvěry zákazníků 

Firma zavedením whistleblowing systému ukáže, že své závazky k etickému chování bere vážně, což může mít pozitivní dopad na obchodní vztahy. V závislosti na velikosti a typu organizace mohou být náklady na implementaci whistleblowingového systému překvapivě nízké a v každém případě mohou být brány jako významná investice do budoucí prosperity firmy. Prohlédněte si náš ceník a spočítejte si, kolik můžete ušetřit.

Potřebujete zavést whistleblowing systém? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.