Příslušná osoba

Příslušná osoba a její role v organizaci

Příslušná osoba má klíčovou roli v procesu řešení oznámení v rámci whistleblowingového systému. Jejím úkolem je přijímat, posuzovat a případně eskalovat oznámení dle interních pravidel organizace a platné legislativy. Nejčastější situace, se kterými se může setkat, zahrnují:

• Přijímání oznámení – Příslušná osoba je primárním kontaktem pro oznamovatele a zajišťuje bezpečné přijetí oznámení.
• Ochrana anonymity oznamovatelů – Zajišťuje, aby byla identita oznamovatele chráněna v souladu s právními předpisy.
• Prošetřování podnětů – Zodpovídá za posouzení, zda je oznámení relevantní a jaké kroky je třeba podniknout.
• Komunikace s oznamovatelem – Informuje oznamovatele o přijatých opatřeních a výsledcích šetření.
• Evidence a archivace – Vede záznamy o oznámeních a způsobu jejich vyřízení.

Rozdíl mezi příslušnou osobou a manažerským dohledem

Je důležité rozlišovat mezi činností příslušné osoby a standardními manažerskými kontrolami. Zatímco manažeři se zaměřují na efektivitu a výkon zaměstnanců, příslušná osoba funguje jako nezávislý kontrolní orgán, který se zabývá ochranou oznamovatelů a dodržováním pravidel. Klíčové rozdíly zahrnují:

• Nezávislost – Příslušná osoba nesmí být podřízena tlakům managementu, které by mohly ovlivnit objektivitu jejího rozhodování.
• Právní povinnost – Činnost příslušné osoby vychází z požadavků zákona o ochraně oznamovatelů.
• Ochrana oznamovatelů – Jejím cílem není disciplinární dohled, ale ochrana těch, kteří hlásí pochybení.

Proč je důležité mít v organizaci příslušnou osobu?

Zajištění funkčního systému pro oznamování protiprávního jednání je klíčové pro zdravou firemní kulturu. Nezávislá příslušná osoba pomáhá:

• Minimalizovat riziko odvety – Zaměstnanci se nemusí obávat negativních dopadů za podání oznámení.
• Zvyšovat důvěru v interní systém – Transparentní procesy posilují důvěru v organizační strukturu.
• Zajišťovat legislativní shodu – Organizace, které nesplňují povinnosti v oblasti whistleblowingu, mohou čelit sankcím.
• Podporovat etické chování – Správně nastavené postupy přispívají k dlouhodobé udržitelnosti organizace.

Jak FaceUp pomáhá příslušným osobám v jejich práci?

FaceUp poskytuje digitální platformu, která příslušným osobám usnadňuje jejich práci díky:

• Anonymnímu a bezpečnému příjmu oznámení – Zaměstnanci mohou hlásit podezřelé jednání bez obav.
• Automatizaci procesů – Efektivní správa oznámení a jejich evidence na jednom místě.
• Upozorněním a sledováním – Systém pomáhá udržet přehled o stavu jednotlivých případů.
• Zajištění souladu se zákony – Pomoc při plnění povinností vyplývajících z legislativy.

Díky FaceUp mohou organizace zajistit, že jejich whistleblowingový systém bude nejen funkční, ale také důvěryhodný a efektivní.